“Por todos aquellos, que sin tener reconocimiento alguno, hicieron lo correcto en los momentos difíciles”
Introducción
Objetivo: Demostrar la importancia y necesidad de las Relaciones Públicas dentro de las empresas, su función, ventajas y modo de operar.
Este trabajo se realizó tomando como base una empresa del sector turismo, en donde normalmente toda la fuerza de RRPP se enfoca de manera externa, sin embargo en este caso en particular se demuestra que las RRPP internas son de igual importancia y son la base que mueve a la organización.
La empresa donde se realizó la investigación y trabajo se llama Comercializadora Kiiw, la cuál se encarga de vender artesanías elaboradas a mano y por artesanos de distintas comunidades que realizan técnicas propias y conocidas ya por el mercado. La empresa se divide en dos partes, la parte administrativa y la parte de producción. La parte administrativa se encarga de las ventas, publicidad, planeación y promoción así como de organizar toda la fuerza de producción. La parte de producción son las comunidades de artesanos, agrupadas y delimitadas que cuentan con un representante cada una.
El contenido de este trabajo se divide en las siguientes secciones:
-Bitácora
-Necesidad de las RRPP en una empresa
-Teoría y realidad
-Las RRPP en la vida diaria
-Conclusiones
-Recomendaciones
Respecto a la Bitácora : En este caso particular realicé una investigación en una empresa del sector turismo, a continuación anexo una sección que corresponde a la bitácora en la cual se redacta el modo en que se emplean las relaciones públicas en las actividades de la empresa.
Bitácora
Sobre la empresa: Comercializadora Kiiw, es una empresa conformada por artesanos de diferentes comunidades rurales del Estado de Yucatán. La razón de que se tengan artesanos de comunidades diferentes se debe a la técnica y elaboración de los productos, los cuales son elaborados a mano y son tradición de varias generaciones.
La empresa elabora sus productos dependiendo de la técnica solicitada, entre las cuales se encuentran: henequén, cuerno de toro, bordado a mano, y tejido de jipi japa.
Cada producto lleva un tiempo de producción, por lo tanto debe haber una relación excepcional de comunicación entre los artesanos de cada comunidad y la dirección de la empresa, ya que además cada comunidad tiene su propia especialidad.
Investigación de campo: Consistió en acompañar a uno de los gerentes de ventas durante dos visitas a comunidades para poder comprender la importancia de las relaciones públicas en esta empresa tan interesante.
El sábado 12 de Noviembre, acompañe a la señora Abelina Braga en su día de trabajo lo cual incluyó la visita a la comunidad de Becal. El modo en que se dan las Relaciones Públicas es muy importante, ya que se considera que los artesanos son parte de la empresa, ellos producen, sin embargo que producen y en que cantidad es tarea de los gerentes de ventas, ya que ellos tienen contacto con el cliente.
Las RRPP externas en la empresa se dan de la siguiente manera: El cliente tiene conocimiento del producto por medio de la página de internet de la empresa, así como anuncios en revistas especializadas, sin embargo es tarea del gerente de ventas tener contacto con otro tipo de clientes, como son cierto tipo de tiendas o agencias de viajes receptivas que traen grandes grupos. La comunicación con el cliente se da de manera directa, amable y asertiva, por medio de canales como la página web, correo electrónico, por teléfono y por supuesto también de manera personal.
Las RRPP internas en la empresa: Son igual de importantes que las externas ya que de ellas depende que el producto se realice en la cantidad necesaria y de la manera adecuada para la satisfacción del cliente. Los gerentes de ventas visitan las comunidades en donde residen los artesanos, en cada comunidad hay una persona a cargo que representa a todo el grupo de artesanos y distribuye el trabajo de los mismos. Gracias a este método casi no existen problemas de comunicación ya que el representante de la comunidad es una persona capaz y que conoce como distribuir el trabajo de la mejor manera.
En este ejemplo en particular las RRPP resuelven un problema grave para los artesanos, que era la dificultad de hacer llegar su producto a una mayor clientela. Para la empresa resulta beneficioso ya que vende un producto de calidad y con un valor agregado que es difícil de conseguir. La empresa no se considera como intermediario entre artesanos y clientes, sino como una sola unidad, que produce y vende.
Necesidad del las RRPP en una Empresa
Las RRPP son un factor fundamental en cualquier tipo de empresa, en el caso de la Comercializadora Kiiw , determina el volumen, producción y fuerza de ventas. La comunicación, visión y misión de trabajo deben estar coordinadas para lograr los objetivos que se proponen, tanto para la administración como para los productores.
Se dice que no es suficiente tener las herramientas para un buen manejo de RRPP sino que hay que saber como utilizarlas. El autor Doug Flora nos dice que ante todo, en las RRPP “los valores de una organización son lo más importante para el público”, de nada sirve tener un gran manejo comunicación si los valores de la empresa no son los que presumen.
El mismo autor Doug Flora, nos dice que las RRPP “son una gran herramienta efectiva de promoción cuando no se cuenta con un gran presupuesto de marketing”.
Las RRPP en una empresa buscan dos cosas, la primera es lograr que de manera interna todos los miembros de la organización se encuentren en el mismo barco, sepan hacia donde navegan y cuales son las maneras de alcanzar las metas propuestas. Lo segundo que se busca es la relación con el exterior, con los proveedores, los clientes, el estado. La relación con el estado es importante, para estar en orden en todo lo legal y poderse proyectar más allá por medio de su ayuda, sin embargo la relación con el cliente es la más importante ya que de ahí nace la empresa, en palabras de Oswaldo del Castillo, “Si importante es tener buenas relaciones con el Estado, tanto o más importante es tenerlas con el público consumidor, porque ahí ya no está en juego la posición política del negocio, ahí está en juego la existencia misma del negocio.“
La propia existencia de cualquier empresa puede mantenerse o morir dependiendo del manejo de las RRPP. Las crisis se resuelven con RRPP, los problemas en general se resuelven con RRPP, comprender la importancia y más que nada la necesidad de estas, puede significar la diferencia entre una empresa que fracasa y una empresa que triunfa.
Teoría y Realidad
En RRPP como en toda ciencia la teoría y la realidad no son precisamente lo mismo. La importancia que se recalca en al teoría no es siempre la misma que se le da en la realidad. El modo de llevar las RRPP, al menos en muchas empresas de Yucatán, se da de manera implícita, es decir que se sabe de la importancia de la comunicación y de la imagen, pero la manera de llevarla es más por instinto que otra cosa. Son muy pocas las empresas que realmente cuentan con un departamento de RRPP o que tienen un plan de RRPP que puede medirse y evaluarse. Normalmente es en el gobierno y los partidos políticos donde las RRPP cobran mayor importancia y sentido, al menos en Yucatán. Las RRPP tienen un valor muy diferente en la teoría que en la realidad, y aunque haya empresas que vayan bien sin ella, podrían ir mucho mejor con un buen manejo de RRRPP.
En el caso de la comercializadora Kiiw, la empresa no tiene un tamaño tan grande como para que exista un departamento de RRPP, sin embargo el buen manejo de estas se lleva de forma consciente por parte de sus administradores y los demás miembros de la empresa. El buen manejo de la comunicación tanto interna como externa es fundamental y eso lo saben desde los gerentes de ventas hasta los artesanos. La empresa es consciente de que el buen manejo de las RRPP hace que su desempeño mejore, por lo tanto hay un contacto constante entre comunidades y administración.
Las RRPP en la vida diaria
Las RRPP se dan en todos los aspectos de nuestra vida, no solo en las empresas. Nosotros mismos llevamos un manejo de RRPP que empleamos con los demás y determina la percepción que el mundo tiene de nosotros.
Las RRPP empiezan con nosotros y se extienden hasta donde hagamos creces nuestras ideas. El mundo se mueve por la percepción que se tiene, por la idea que la gente se hace en la mente y por la confianza que le inspire. Las RRPP buscan mostrar esa percepción ideal hacia el exterior tanto en una persona, como en una familia, una empresa o hasta un país, sin embargo es muy importante que esa percepción vaya de acuerdo al a realidad e intenciones que se están proyectando, y es ahí donde entra la ética de las RRPP.
Se podrían dar miles de ejemplos sobre como las RRPP afectan nuestra vida todos los días sin darnos siquiera cuenta. En la universidad por ejemplo, con nuestros profesores y compañeros de clase, existe cierta forma de RRPP que nos hace quedar catalogados como buenos estudiantes o no tan buenos dependiendo de la imagen que demos.
En materias como E-Commerce la cuál llevamos en inglés y que trata de como funcionan los negocios electrónicos las RRPP cobran vital importancia, primero para poder comunicarte con el maestro debes de hablar el mismo idioma, la imagen que él se hará de ti depende de que tan bien puedas hablar sin ponerte nervioso o sin tener fallas de gramática o de conjugación. En la misma materia se entiende la importancia de las RRPP al crear un negocio en el cuál no habrá contacto personal y todo será por medio de un sitio web, las RRPP cobran aun mayor importancia ya que tienes que ganarte a un público comunicando a base de ingenio.
Mucho de lo que vivimos en nuestro día a día (si no es que todo), depende en gran medida de las RRPP, ya sean a nivel personal, grupal, o a nivel empresa, podrán ser internas o externas, lo importante es entenderlas, entender su importancia y entender su poder, ya que con ellas se puede lograr mucho y sin ellas se puede perder mucho también. Aquel que conoce como promoverse, como comunicarse y como venderse, aquel que entiende la esencia de las RRPP, tiene una herramienta increíblemente útil para abrirse paso en cualquier tipo de situación.
Conclusiones
Las RRPP son una herramienta, no solo para las empresas sino también para las personas en lo particular. Su importancia radica en la necesidad de las mismas para relacionarnos con el mundo y lograr comunicar lo que se quiere transmitir al exterior.
En el caso de las empresas es igual o incluso más importante que las RRPP se orienten hacia el interior ya que es ahí en donde se encuentra la base misma de la empresa, es decir sus clientes internos que son los responsables de la producción, servicios y llevar el rumbo deseado para alcanzar las metas y objetivos trazados.
Las RRPP, incluyen imagen, comunicación, promoción y todo lo que proyecte la empresa hacia el interior y el exterior de modo que la relación todos los componentes de la misma sea óptima y logre resultados esperados.
En Comercializadora Kiiw, las RRPP cuidan aspecto del proceso que va desde la creación del producto hasta su venta. Realizar la investigación fue una labor que me dejo buenas experiencias ya que pude comprobar la eficacia de las RRPP y su importancia en un caso real. No es lo mismo ver la teoría en clase, que la teoría aplicada, y es importante tener ese contacto con el mundo real, que a fin de cuentas es la verdadera escuela.
Recomendaciones
La materia de RRPP fue muy interesante, ya que normalmente no tomamos en cuenta el papel que juega en nuestras vidas y en la vida de las empresas. Creo que es de vital importancia conocer como se conforman y para que nos sirven las RRPP ya sea para hacer funcionar una empresa, para ir por algún puesto público o simplemente mejorar las relaciones personales.
En la materia tuvimos tiempo para realizar actividades y para escuchar exposiciones. Este trabajo final de investigación fue bueno para poder ver las RRPP aplicadas en el mundo real.
Con respecto a la empresa, recomendaría hacer juntas semanales o quincenales sobre que camino están tomando en el área de RRPP, incluir en esta junta a los representantes de cada comunidad. Considero que su forma de llevar las RRPP es muy buena, solo les falta algo de retroalimentación.
Bibliografía:
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